Zie jij wel eens belangrijke e-mails over het hoofd?

Of zie jij door jouw 1001 gelezen en ongelezen mails het ‘bos’ niet meer? 

Dan is dit handige stappenplan echt iets voor jou! Met dit plan kun je op een makkelijke manier je inbox ordenen en overzicht creëren.

Stap 1:

Bedenk voor jezelf waarom je graag jouw inbox wil ordenen? Vergeet je belangrijke e-mail te beantwoorden of word je al moe bij de gedachten dat je weer door al je e-mails moet zoeken, omdat je het overzicht kwijt bent?

Schrijf voor jezelf op waarom het belangrijk is om je inbox te ordenen en geordend te houden.

Stap 2: 

Ga met labels of mappen werken! 

Labels of mappen? Als je met Gmail werkt dan kun je heel gemakkelijk overzicht creëren met labels. Bij Outlook kun je met mappen gaan werken.

Voor beiden geldt dat je kunt kiezen tussen een uitgebreide(re) label/mappenstructuur of de ‘zero email inbox’ methode:

Bij de ‘zero email inbox’ methode kies je voor 4 verschillende label / mapnamen:

  • ACTION REQUIRED of ACTIE NEMEN: alle e-mails waar je zelf iets mee wilt doen.

  • AWAIT RESPONSE of WACHT OP REACTIE: alle e-mails waar je nog een antwoord op verwacht te krijgen.

  • ON HOLD of IN DE WACHT: alle e-mails die je wilt houden totdat je er een besluit over neemt.

  • ARCHIVE of ARCHIEF:  alle e-mails die ter info zijn, geen actie nodig hebben maar wel je terug wilt vinden.

Nu denk je misschien slechts 4 verschillende label / mapnamen?! 

Dat dacht ik namelijk eerst ook. Maar als je bedenkt dat je vaak bij het zoeken naar een e-mail op trefwoord zoekt en niet naar een specifieke map gaat, dan heb je je vraag al beantwoordt. ;-)

Werk je wel liever met een uitgebreide(re) label/mappenstructuur?

  1. Bepaal met welke label / mapnamen je wilt gaan werken.

  • Van wie krijg je e-mails?

    • Klanten met wie je werkt

    • Belangrijke leveranciers

    • Nieuwsbrieven

    • Opleidingen

    • Etc...

  • Wat wil je met de e-mails gaan doen? 

    • Beantwoorden

    • Actie ondernemen

    • Antwoord afwachten

    • On hold zetten

    • Archiveren

    • Je assistente een e-mail laten verwerken/beantwoorden

Je kunt er ook voor kiezen om een combinatie te doen van beiden. Dus de 4 labels/mappen met ACTION REQUIRED, AWAIT RESPONSE, ON HOLD en ARCHIVE in combinatie met labels/mappen voor de verschillende klanten, privé e-mails, nieuwsbrieven en opleiding/training. Hou het wel zo overzichtelijk mogelijk. Less is more! 

Welke label/mappenstructuur kies jij?

In mijn volgende blog leg ik uit hoe je de labels en mappen kunt aanmaken…