In mijn vorige blog deelde ik de eerste 2 stappen om op een makkelijke manier je inbox te ordenen en overzicht te creëren.

In deze blog deel ik stap 3 en 4:

Stap 3:

Je bent gekozen voor een label of mappenstructuur. Nu kun je ze aanmaken in Gmail of Outlook.

Bekijk de onderstaande video voor het aanmaken van Gmail labels:

Of voor Outlook mappen:

PS: in Outlook staat al standaard een map Archief. Je kunt ook besluiten om deze te gebruiken.

Een belangrijk onderdeel is het snel beoordelen EN besluiten wat je met de e-mails gaat doen.

Dus behandel e-mail niet maar verwerk het!

Beoordeel wat voor een soort e-mail het is en bepaal de actie:

ik moet iets doen en dat kan gelijk:
- actie nemen, e-mail labelen en/of verplaatsen naar de map ARCHIVE of e-mail deleten.
ik moet iets doen maar niet gelijk:
- e-mail labelen en/of verplaatsen naar map ACTION REQUIRED.
ik kan niets doen totdat er een besluit is genomen:
- e-mail labelen en/of verplaatsen naar map ON HOLD.
iemand anders moet iets doen:
- e-mail labelen en/of verplaatsen naar map AWAIT RESPONSE.
ik wil deze e-mail terug kunnen vinden en er zit geen actie aan:
- e-mail labelen en/of verplaatsen naar map ARCHIVE.
ik wil er helemaal niets mee en ook niet bewaren:
- e-mail deleten.

Nog een paar extra tips om volop aan de slag te gaan:

Kies ervoor om op vaste tijdstippen je inbox te checken en de openstaande acties te verwerken.
Maak het een gewoonte om je inbox om deze manier te ordenen. Dus houd richt de label of mappenstructuur zo in dat je er makkelijk mee kunt (blijven) werken.
Even de motivatie kwijt? Ga weer terug naar waarom je dit graag wilt!

Mocht je graag hulp willen bij het bepalen welke label of mappenstructuur iets voor jou is en/of bij het inrichten van jouw inbox?

Ik werk ook met losse uren of de zogenaamde ‘strippenkaart’. Voor meer informatie of bij vragen, stuur mij gerust een berichtje.