Ben jij op het punt gekomen...

Dat jouw bedrijf zodanig is gegroeid. En jij aan alles merkt dat je dingen binnen je bedrijf niet meer alleen kunt en wilt doen?

En dan gaat het niet alleen om de ‘klusjes’ die je liever kwijt dan rijk bent, maar je mist ook een stukje overzicht, een extra paar ogen zodat je niets mist of een sparringpartner die je helpt met het maken van keuzes.

Dan is het waarschijnlijk tijd voor een volgende stap in het ondernemerschap.
Next level ondernemen.

Wanneer kies je voor next level ondernemen?

Laten we eerlijk zijn…dit is en blijft een grote stap!

ONDERSTEUNING NEMEN, EEN VA INHUREN OF SAMENWERKEN MET EEN VA, KLINKT ALLEMAAL LEUK EN AARDIG MAAR….

Er komt voor jou als ondernemer veel meer bij kijken dan alleen ja zeggen en allerlei taken uit handen geven.

Om te beginnen kun je jezelf een paar vragen stellen om te zien of samenwerken met een VA+ iets voor jou is:

1. Als je kijkt naar de taken/werkzaamheden binnen jouw bedrijf. Zijn er taken waar je geen energie van krijgt en die jou ook weinig tot niets opleveren? Ja!

2. Zijn dit werkzaamheden die kunt schrappen of anders uitvoeren waardoor je gelijk meer tijd overhoudt!? Nee!

3. Zijn er taken die je graag uit handen geeft, die jou veel tijd kosten? JA.

   De taken die jou veel tijd kosten en niet jouw core business zijn gaan jou zo’n zo tijd en dus geld opleveren. Stel jouw uurtarief is €120,- en een ik doe dezelfde taak voor de helft van jouw uurtarief. Reken maar uit de winst!
   En dan heb ik het nog niet over de omzet die je genereert doordat jouw klanten beter kunt bedienen en meer ruimte hebt om nieuwe klanten aan te nemen.

4. Zijn dit taken die op afstand dus virtueel uitgevoerd kunnen worden?

   Vandaag de dag werken wij ondernemers met veel online tools en programma’s, waardoor het heel makkelijk is om een Virtual Assistant toegang te geven en op afstand mee te laten werken. Daarnaast zijn er ook vele manieren waarop je snel maar ook goed met elkaar op afstand kunt communiceren. Denk hierbij aan (video)bellen, e-mailen of Whatsapp.

5. Wat is mijn budget?

   En nog specifieker… welk bedrag wil en kan ik investeren? Maar ook dragen als kosten!
   Zeker de eerste periode zijn het kosten die je niet gelijk terugziet als opbrengst. Na verloop van tijd zul je zien dat je omzet omhoog gaat en deze kosten zich afstrepen tov de hogere omzet. Simpelweg omdat je meer tijd en ruimte hebt om aan je bedrijf te werken.

6. Wat ga je doen met alle vrijgekomen tijd?

Sommige ondernemers kiezen ervoor om meer tijd door te brengen met hun familie of vrienden maar je kunt ook kijken hoe je jouw klanten beter kunt bedienen en nog meer klanten kunt gaan aantrekken.

ECHT NEXT LEVEL ONDERNEMEN MET JOUW BEDRIJF!

Met ruim 14 jaar ervaring als Personal & Virtual Assistance ondersteun ik bewuste ondernemers op afstand in hun groeiende bedrijf.

Benieuwd wat ik voor jou(w bedrijf) kan betekenen op afstand?! Stuur mij gerust een berichtje!

Gelukkig was daar de wake up call…

Hoe lekker is het om even ontspannen en veilig in het vertrouwde te blijven. Even genieten van het niet hoeven groeien. Echt even lekker ronddobberen in het warme bad genaamd je comfortzone. En geloof mij, het voelde heerlijk!

Zelfs zo heerlijk dat ik dacht: “Ik ga wel weer in loondienst als het moet.”

Nu denk je misschien waar heeft ze het over. Laat me je meenemen naar wat er de afgelopen weken gebeurde in m’n gedachten.

Het begon allemaal toen een klant ineens, (nou ja, ik zag het wel een beetje aankomen) van de één op de andere dag zei: “Ik ga minder uren afnemen.” Wat samenviel met een aantal facturen die nog niet betaald zijn en de angst dat door Corona ook mijn nieuwe klant weleens zou kunnen wegvallen.

Maar in plaats van in actiemodus te komen, kwam tegelijkertijd met de angst om geen bedrijf meer te hebben, ook het idee dat ik wel weer in loondienst kon gaan.

En dat voelde ook helemaal oké.

Zelfs toen m’n hubby met allerlei scenario's op de proppen kwam, met vooral de boodschap om iets te gaan doen, kwam niets echt langs m’n comfortabele gevoel van gewoon blijven staan en vooral niet in actie hoeven komen.

En dit ging een paar dagen zo door waarin m’n gedachten alle kanten op gingen. Van de verschillende scenario’s als van m’n klanten zouden wegvallen tot aan de gedachten dat ik misschien toch niet voor het ondernemerschap gemaakt zou zijn.

Ja, geloof mij. Je comfortzone kan hier heerlijk voor zorgen.

Maar gelukkig was daar de wake up call…

Ineens begon ik weer wakker te worden….vooral nadat ik mijzelf de volgende vragen stelde:

• Welke gedachtes zijn er?

  en

• wat wil je nu eigenlijk?

Na even te blijven hangen in het gevoel van niet meer kunnen ondernemen, met als grootste gevolg geen vrijheid. Vrijheid op zoveel gebieden. Werd 1 ding heel duidelijk!

Ik ben een ondernemer en ik wil dolgraag een ondernemer zijn!

En wat er toen volgde was erg mooi om te ervaren. Alle ideeën om verder te komen maar ook de acties die ik wilde nemen waren ineens luid en duidelijk.

Deze powervrouw, zo voelde het gelukkig weer, is en wil graag ondernemer zijn dus actie in de taxi en op naar blijven ondernemen.

En gelukkig een week later, zijn er weer volop mogelijkheden voor het aanhouden van m’n huidige klanten maar ook het besef dat in je comfortzone blijven fijn is MAAR dat je weer uit je comfortzone moet komen wanneer je vooruit wilt en actie wilt nemen.

Waarin weet jij dat je teveel in je comfortzone blijft hangen?
En even een wake-up call nodig hebt…

Zie jij wel eens belangrijke e-mails over het hoofd? (laatste tip)

In deze blog deel ik nog een extra tip voor meer overzicht en het ordenen van jouw inbox:

Alle binnenkomende berichten kun je beheren met filters die e-mails onder een label plaatsen of je berichten automatisch archiveren, verwijderen, doorsturen of markeren met een ster. 

Super handig en scheelt ook in handelingen bij het checken van je e-mails:

Bekijk de onderstaande instructies voor het makkelijk aanmaken van filters in Gmail: 

https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=nl&ref_topic=3394656

Voor Outlook is een zelfde optie aanwezig maar heet het iets anders:

https://support.office.com/nl-nl/article/e-mailberichten-beheren-met-behulp-van-regels-c24f5dea-9465-4df4-ad17-a50704d66c59

Wat vond jij van mijn stappenplan en tips?

En heb je al ervaren dat het je meer rust en overzicht geeft? Laat het mij weten in de comments…

Zie jij wel eens belangrijke e-mails over het hoofd? (deel 2)

In mijn vorige blog deelde ik de eerste 2 stappen om op een makkelijke manier je inbox te ordenen en overzicht te creëren.

In deze blog deel ik stap 3 en 4:

Stap 3:

Je bent gekozen voor een label of mappenstructuur. Nu kun je ze aanmaken in Gmail of Outlook.

Bekijk de onderstaande video voor het aanmaken van Gmail labels:

https://support.google.com/mail/answer/118708?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=nl&oco=0

Of voor Outlook mappen:

https://support.office.com/nl-nl/article/een-map-maken-in-outlook-3d3120d4-3c0e-4fef-b396-89b68324eba6

PS: in Outlook staat al standaard een map Archief. Je kunt ook besluiten om deze te gebruiken.

Als dit is gelukt kun je ermee aan de slag gaan.

Stap 4:

Een belangrijk onderdeel is het snel beoordelen EN besluiten wat je met de e-mails gaat doen.

Dus behandel e-mail niet maar verwerk het!

Beoordeel wat voor een soort e-mail het is en bepaal de actie: 

• ik moet iets doen en dat kan gelijk: 

  • actie nemen, e-mail labelen en/of verplaatsen naar de map ARCHIVE of e-mail deleten.

• ik moet iets doen maar niet gelijk:

  • e-mail labelen en/of verplaatsen naar map ACTION REQUIRED.

• ik kan niets doen totdat er een besluit is genomen:

  • e-mail labelen en/of verplaatsen naar map ON HOLD.

• iemand anders moet iets doen:

  • e-mail labelen en/of verplaatsen naar map AWAIT RESPONSE.

• ik wil deze e-mail terug kunnen vinden en er zit geen actie aan:

  • e-mail labelen en/of verplaatsen naar map ARCHIVE.

• ik wil er helemaal niets mee en ook niet bewaren:

  • e-mail deleten.

Nog een paar extra tips om volop aan de slag te gaan:

• Kies ervoor om op vaste tijdstippen je inbox te checken en de openstaande acties te verwerken.

• Maak het een gewoonte om je inbox om deze manier te ordenen. Dus houd richt de label of mappenstructuur zo in dat je er makkelijk mee kunt (blijven) werken.

• Even de motivatie kwijt? Ga weer terug naar waarom je dit graag wilt!

Mocht je graag hulp willen bij het bepalen welke label of mappenstructuur iets voor jou is en/of bij het inrichten van jouw inbox?

Ik werk ook met losse uren of de zogenaamde ‘strippenkaart’. Voor meer informatie of bij vragen, stuur mij gerust een berichtje.

Zie jij wel eens belangrijke e-mails over het hoofd?

Of zie jij door jouw 1001 gelezen en ongelezen mails het ‘bos’ niet meer? 

Dan is dit handige stappenplan echt iets voor jou! Met dit plan kun je op een makkelijke manier je inbox ordenen en overzicht creëren.

Stap 1:

Bedenk voor jezelf waarom je graag jouw inbox wil ordenen? Vergeet je belangrijke e-mail te beantwoorden of word je al moe bij de gedachten dat je weer door al je e-mails moet zoeken, omdat je het overzicht kwijt bent?

Schrijf voor jezelf op waarom het belangrijk is om je inbox te ordenen en geordend te houden.

Stap 2: 

Ga met labels of mappen werken! 

Labels of mappen? Als je met Gmail werkt dan kun je heel gemakkelijk overzicht creëren met labels. Bij Outlook kun je met mappen gaan werken.

Voor beiden geldt dat je kunt kiezen tussen een uitgebreide(re) label/mappenstructuur of de ‘zero email inbox’ methode:

Bij de ‘zero email inbox’ methode kies je voor 4 verschillende label / mapnamen:

• ACTION REQUIRED of ACTIE NEMEN: alle e-mails waar je zelf iets mee wilt doen.

• AWAIT RESPONSE of WACHT OP REACTIE: alle e-mails waar je nog een antwoord op verwacht te krijgen.

• ON HOLD of IN DE WACHT: alle e-mails die je wilt houden totdat je er een besluit over neemt.

• ARCHIVE of ARCHIEF:  alle e-mails die ter info zijn, geen actie nodig hebben maar wel je terug wilt vinden.

Nu denk je misschien slechts 4 verschillende label / mapnamen?! 

Dat dacht ik namelijk eerst ook. Maar als je bedenkt dat je vaak bij het zoeken naar een e-mail op trefwoord zoekt en niet naar een specifieke map gaat, dan heb je je vraag al beantwoordt. ;-)

Werk je wel liever met een uitgebreide(re) label/mappenstructuur?

1. Bepaal met welke label / mapnamen je wilt gaan werken.

• Van wie krijg je e-mails?

  • Klanten met wie je werkt

  • Belangrijke leveranciers

  • Nieuwsbrieven

  • Opleidingen

  • Etc...

• Wat wil je met de e-mails gaan doen? 

  • Beantwoorden

  • Actie ondernemen

  • Antwoord afwachten

  • On hold zetten

  • Archiveren

  • Je assistente een e-mail laten verwerken/beantwoorden

Je kunt er ook voor kiezen om een combinatie te doen van beiden. Dus de 4 labels/mappen met ACTION REQUIRED, AWAIT RESPONSE, ON HOLD en ARCHIVE in combinatie met labels/mappen voor de verschillende klanten, privé e-mails, nieuwsbrieven en opleiding/training. Hou het wel zo overzichtelijk mogelijk. Less is more! 

Welke label/mappenstructuur kies jij?

In mijn volgende blog leg ik uit hoe je de labels en mappen kunt aanmaken…